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Nómina Electrónica: conoce qué es y su importancia

Conoce qué es la nómina electrónica y porque es importante su implementación en tu negocio

En la actualidad, un término más buscado es el de la nómina electrónica. Se dice del siglo XXI que es la época de la innovación del conocimiento y el uso del Internet. Sin duda, esta revolución digital ha influido en cada ámbito que nos rodea, por lo que no podía faltar el sistema contable de cada país, que lentamente se ha mudado hacia lo electrónico y sistemático.

La transición de nómina “tradicional” (de papel, impresa, física, etc.) a electrónica ha sido orgánica. En esencia son las mismas, aunque la nómina digital ha brillado por los altos beneficios que trajo consigo. 

A las personas que tienen dudas de este cambio o piensan que su emisión es difícil, les queremos animar a darle una oportunidad: verán que sus tiempos de trabajo se acortan y que sus procesos internos se optimizan. Aquí encontrarán una guía completa dónde se explica qué es la nómina electrónica y por qué importa tanto en 2022.

Definición concreta

Aunque cada país tiene su propia legislación en el tema, concretamente podemos resumir la nómina electrónica como:

Un documento digital equivalente al tradicional que se entrega al trabajador o pensionado, o como soporte para costos, deducciones e impuestos descontables derivados de los pagos. Es generado mediante un software avalado por la entidad tributaria oficial del país.

Este documento estratégico de la administración tributaria puede ser almacenado en la nube, discos duros o memorias extraíbles. Se visualiza a través de softwares o portales oficiales. Comúnmente es posible descargarla en formato PDF. Igual que su antecesora, por lo regular se emite de forma quincenal o mensual, dependiendo del país.

En Colombia: la nómina electrónica se emite a través del Documento de Soporte de Pago a la DIAN, los primeros 10 días del mes siguiente. 

Características y ventajas

La gran importancia de la nómina electrónica es que funciona como evidencia del avance tecnológico global. Su implementación es necesaria para el ahorro de recursos, tanto naturales como económicos.

Ventajas:

  1. Es rápida de elaborar y enviar. 
  2. No usa papel que después requeriría de un espacio para su almacenamiento y cuidado. 
  3. Se puede acceder a ella a través de cualquier dispositivo con internet.
  4. Los trabajadores tienen mayor control en la organización de su nómina.
  5. Es más eficiente, consistente y transparente.
  6. Mitiga la evasión de impuestos y obligaciones legales relacionadas con el recurso humano.
  7. Agiliza los trámites administrativos ante la DIAN. 
  8. Puedes descontar esos costos y gastos de nómina de tu declaración de renta.

En Colombia: para presentar el Documento de Soporte de Pago, existen softwares libres y privados (avalados por la DIAN). Son muy intuitivos y sencillos de utilizar, no se requiere de conocimientos de programación o similares para operarlos.

Características de la Nómina Electrónica en Colombia:

  1. Tiene un Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (CUNE).
  2. Tiene un número que corresponde al sistema interno que se maneja con numeración consecutiva al empleado (esta numeración es de manejo de la empresa, no debes pedir autorización ante la DIAN).
  3. Presenta la fecha y hora de generación y su medio de pago.
  4. Contiene algunos datos del empleador y del empleado.
  5. Contiene la firma digital de la empresa y la razón social del proveedor contratado para este servicio de nómina electrónica.
  6. Valores de devengados, deducciones y total a pagar.

Quiénes están obligados a generar la nómina electrónica

Como se mencionaba, cada país tiene su propia regulación en cuanto a la nómina electrónica. Sin embargo, se da por hecho que cualquier contribuyente realice pagos derivados de una relación laboral, y necesite descontarlos en sus declaraciones, debe presentar su nómina electrónica.

En este caso, desarrollaremos específicamente el caso de Colombia:

De acuerdo con el artículo cuatro de la resolución 0013 (11 de febrero de 2021), “los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que”: 

  1. Realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación.
    1. Por una relación laboral o legal y reglamentaria
    2. Por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran: 
      1. Soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios 
      2. Impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas.

Esto aplica aunque sólo se tenga un empleado, incluso si está en prácticas. No se reportan los pagos por prestación de servicios.

Diferencia entre nómina electrónica y liquidación de nómina

Continuando con el enfoque en Colombia, es muy importante resaltar esta diferenciación entre términos que pueden prestarse a confusión. 

La nómina electrónica es una obligación legal que tiene todo empleador que necesite soportar sus costos en las declaraciones, de generar y enviar un documento electrónico por empleado a la DIAN y se realiza de manera mensual. Mientras que liquidar una nómina consiste en calcular con la periodicidad indicada en un contrato laboral (semanal, quincenal, mensual etc.),  el valor de devengados, deducciones y total a pagar por los días trabajados. 

Los devengados Incluye conceptos como:

  • Salario básico
  • Auxilio de transporte
  • Horas extra y recargos 
  • Vacaciones
  • comisiones y bonificaciones Entre otros

Para las deducciones se incluyen conceptos como:

  • Pensión
  • Salud
  • Aportes a fondo de solidaridad pensional
  • Prestamos
  • Anticipos
  • pagos a terceros Entre otros

Sanciones por no presentar la nómina electrónica

Al ser un documento legal que ampara la transparencia de los ingresos y egresos de una compañía, es natural que existan sanciones en caso de no emitir la nómina electrónica. Nuevamente, cada país tiene su normativa sobre esto, en el caso de Colombia aplica cuando:

  1. No se presente nada. 
  2. Se presente con errores.
  3. Se presente a destiempo. 
  4. Que no se suministren pruebas o información para aclaraciones.
  5. Que se suministren pruebas o información para aclaraciones a destiempo.
  6. Que se suministren pruebas o información para aclaraciones con errores o sin concordancia.

El futuro y la digitalización

Ahora que conoces lo básico sobre la Nómina Electrónica podrás percibir los grandes beneficios que abarca. Te sugerimos tomar este avance tecnológico con la mayor naturalidad, puesto que seguramente las actualizaciones a lo digital continuarán dándose en el sector financiero y tributario. Una empresa de vanguardia utiliza la Nómina Electrónica por motivos de adaptabilidad y optimización, no sólo por su exigencia legal. 

Si quieres dar el salto puedes comenzar con un software gratuito, avalado por la DIAN, para experimentar con tranquilidad este salto a la digitalización.