En el mundo empresarial existe la tendencia a trabajar con aplicaciones y herramientas orientadas hacia el orden, capaces de facilitar las tareas diarias de todo un equipo de trabajo y ayudarles a ser más productivos.
Dentro de las herramientas más utilizadas se encuentran aquellas diseñadas a la gestión de proyectos, capaces de proporcionar la estructura para crear un proyecto, brindando flexibilidad para que los miembros del equipo puedan alcanzar resultados exitosos en el tiempo propuesto.
¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de proyectos?
Para cualquier equipo de trabajo es necesario contar con una herramienta que les permita plasmar ideas, datos y etapas de sus proyectos, de modo que todo se encuentre escrito y no se maneje con solo palabras.
Si bien pueden usarse herramientas como Excel y el correo electrónico, estas ya son cosas del pasado y resultan ser bastante complicadas, puesto a que son métodos que requieren de mucho más tiempo de dedicación. Es por ello que herramientas como Asana, Jira o Trello son la opción ideal para gestionar proyectos, ya que automatizan todos los procesos y promueven el trabajo colaborativo
Beneficios de las herramientas para gestionar proyectos
Las Pymes necesitan de soluciones ágiles y sencillas que les permitan gestionar sus proyectos y aumentar la productividad de sus colaboradores. Las principales ventajas que se obtienen al utilizar un herramienta para la gestión de tareas y proyectos son:
- Control total del proyecto.
- Planificación y seguimiento de las tareas de cada miembro del equipo.
- Análisis de información.
- Mejora la comunicación y el trabajo en equipo.
- Mayor organización del trabajo.
Algunas de las mejores herramientas para la gestión de tareas y proyectos son:
Asana
Se trata de un software para la administración de tareas y gestión de proyectos en línea, enfocado en el trabajo de equipo, el manejo de metas y tareas diarias. Asana se caracteriza por ofrecer una experiencia flexible y amigable.
Con esta herramienta es posible crear subtareas y agregar a un responsable para cada una de ellas. De esta forma se puede ir llevando el control de quiénes han culminado su actividad asignada y saber cuánto falta para terminar un proyecto.
De igual forma, Asana también ofrece recordatorios recurrentes, permite subir archivos y crear diversos equipos de trabajo, cada uno con sus respectivos intereses. Otra de las ventajas de trabajar con Asana es que se integra con múltiples aplicaciones como Google Calendar, Slack y Gmail.
Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos bastante sencilla. Parecida a Asana, esta aplicación cuenta listas o tableros al que se pueden agregar tareas similares a “post-its”, llamadas “Cards”. Una de las ventajas de Trello es que permite agregar a más de un responsable por tarea.
Jira Software
Jira, al igual que las herramientas anteriores, es un software basado en la metodología Scrum, orientado al trabajo colaborativo. La ventaja de Jira es que además de asignar tareas permite supervisar errores y agregar incidencias para que los miembros del equipo puedan trabajar en ellas y sepan cuál es la prioridad del momento.
Con Jira también es posible crear diferentes flujos de trabajo que se adapten a cada equipo. Esta herramienta es bastante útil para equipos de ingeniería y desarrollo, quienes constantemente manejan códigos en su planificación.
Planner
Se trata de una de las aplicaciones de Office 365 y que permite incluir documentos para la gestión rápida y sencilla. Esta herramienta es similar a Trello y se encuentra disponible para cualquiera de los planes profesionales de Office 365.
Con Planner es posible crear diferentes planes de trabajo y asignar a usuarios encargados. Además, esta herramienta muestra insights con los detalles del proyecto, como días para su culminación, tareas en curso, tareas realizadas y tiempo invertido. Planner puede ser la opción ideal para los amantes de Microsoft Office.
iceScrum
Esta herramienta está enfocada al método Scrum y también se puede integrar con Slack. Con iceScrum podrás agrupar todas tareas en forma de “post-its” y tener una mejor visualización de tu proyecto. La ventaja de esta herramienta es que cuenta con un chat en línea para que el equipo pueda mantenerse comunicado por esta vía. iceScrum puede no ser una opción tan amigable como las demás, ya que es más difícil de manejar.
En resumen, todas estas herramientas suelen ser bastante útiles para la gestión de proyectos. Sin embargo, cada una de ellas tienen aspectos diferenciadores, por lo que su uso dependerá de los intereses de cada equipo de trabajo.
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Al igual que todas estas herramientas que permiten el trabajo colaborativo, Alegra es un software contable que te permitirá realizar este tipo de trabajo entre los miembros de tu empresa y tu contador, de manera fácil, rápida y desde cualquier lugar.
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